Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. nowe przepisy w zakresie podatku u źródła stawiają przed Tobą zupełnie nowe wyzwania. Czy musisz weryfikować zagranicznych kontrahentów? Jak dochować należytej staranności, aby uniknąć przykrych konsekwencji podatkowych? Dziś odpowiem na kilka najważniejszych pytań dotyczących zmienionych przepisów o podatku u źródła (WHT).

W działalności kulturalnej i rozrywkowej kontrakty zagraniczne zdarzają się bardzo często. Kupujesz licencje, płacisz honoraria artystom zagranicznym, wynajmujesz auto za granicą. Do tego dochodzą płatności na rzecz Facebooka, czy Google. Zawsze w takich sytuacjach musisz zastanowić się, czy masz obowiązek pobrania podatku u źródła.

Od 1 stycznia 2019 r. czeka Cię kilka dodatkowych wyzwań.

A teraz ich krótkie podsumowanie.

Zaczynamy…

Należyta staranność – czy musisz weryfikować zagranicznych kontrahentów?

W działalności kulturalnej i rozrywkowej może się zdarzyć, że płacone przez Ciebie wynagrodzenia będą zwolnione z WHT lub zastosowanie znajdzie obniżona stawka podatku. Ta pierwsza sytuacja może się zdarzyć np. gdy wydarzenie odbywa się w ramach wymiany kulturalnej lub gdy jest ono finansowane ze środków publicznych. Ta druga sytuacja może dotyczyć choćby niektórych licencji. Źródłem Twoich przywilejów zazwyczaj są odpowiednie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Do tej pory do ich stosowania zazwyczaj wystarczał certyfikat rezydencji odbiorcy płatności. Czasem potrzebne były dodatkowe dokumenty.

Od 1 stycznia 2019 r., jeśli chcesz stosować zwolnienie lub obniżoną stawkę WHT, musisz dochować należytej staranności przy weryfikacji warunków zwolnienia lub obniżonej stawki.

Co to w praktyce oznacza?

Moim zdaniem, musisz dokładniej weryfikować zagranicznych kontrahentów, na rzecz których dokonujesz płatności. Tylko wtedy możesz bezpiecznie stosować zwolnienie lub obniżoną stawkę WHT.

Podatek u źródła – należyta staranność

Przepisy nie dają Ci jednoznacznych wskazówek, jak dochować należytej staranności. Pewne sugestie pojawią się w toku konsultacji nowych przepisów prowadzonych przez Ministra Finansów. Ich efektem ma być wydanie oficjalnych objaśnień nowych przepisów.

Dotychczasowe informacje sugerują, że organy mogą oczekiwać od Ciebie wypracowanych procedur weryfikacji Twoich kontrahentów. Wskazuje się również, że weryfikacja statusu kontrahenta przez niezależnego badającego może być dowodem na dochowanie należytej staranności.

Co musisz zrobić, aby dochować należytej staranności?

Myślę, że pewne minimalne czynności można podsumować w kilku punktach:

• upewnij się, że masz oryginalny certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy płatności,
• sprawdź, czy odbiorca płatności jest jej rzeczywistym odbiorcą, a nie jedynie pośrednikiem,
• zweryfikuj, czy odbiorca płatności faktycznie prowadzi działalność w kraju, z którego masz certyfikat rezydencji oraz czy dysponuje stosownymi narzędziami, aby prowadzić tam działalność,
• w razie wątpliwości, poproś specjalistę o zbadanie, czy Twój kontrahent spełnia wskazane kryteria,
• zwróć szczególną uwagę na umowy z agentami i innymi pośrednikami.

Dodatkowo, warto zweryfikować Twoje umowy. Moim zdaniem powinny zawierać oświadczenia odbiorców płatności co do ich rezydencji i bycia ostatecznym beneficjentem płatności.

Pamiętaj, że moje sugestie nie wynikają z treści przepisów. Są raczej przewidywaniem wymogów stawianych przez organy podatkowe w nowej rzeczywistości podatkowej. Możesz oczekiwać, że część informacji i wymogów dochowania należytej staranności znajdzie się w Objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów.

Procedura weryfikacji kontrahentów

Jeśli u Ciebie decyzje dotyczące zaangażowania zagranicznych kontrahentów podejmuje niezależnie wiele rożnych osób, musisz zadbać o to, aby każda z tych osób miała świadomość nowych obowiązków związanych z weryfikacją kontrahentów.

Pomoże Ci w tym formalne wskazanie wszystkim osobom odpowiedzialnym za kontraktowanie podmiotów zagranicznych co muszą zrobić, aby ich prawidłowo zweryfikować. Zyskasz w ten sposób dodatkowy argument, że dochowujesz należytej staranności weryfikując możliwość zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki WHT.

Jak to zrobić?

Musisz wypracować listę czynności, które każda osoba będzie musiała wykonać, aby skutecznie zawrzeć i wykonać umowę z zagranicznym kontrahentem (artystą, teatrem, orkiestrą, licencjodawcą).

Pomoże Ci wskazana powyżej lista 🙂

A jeśli potrzebujesz pomocy, po prostu napisz do mnie.

Kopia certyfikatu rezydencji do 10.000 zł

Druga ważna zmiana dotyczy certyfikatów rezydencji podatkowej. Ich pozyskiwanie stanowi często duże wyzwanie. Do tego dochodzą wątpliwości odnośnie ważności certyfikatu elektronicznego. Wspominałem o tym we wpisie Elektroniczne certyfikaty rezydencji.

Wprowadzone przepisy umożliwiają stosowanie kopii certyfikatu (np. skan dokumentu, kserokopia), gdy kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekracza 10 000 zł w roku kalendarzowym. Dodatkowo informacje z kopii certyfikatu rezydencji nie mogą budzić uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Jednocześnie organy podatkowe zmieniły nieco swe podejście w interpretacjach odnośnie uznawania certyfikatów elektronicznych. Zaczynają twierdzić, że np. PDF przesłany od odbiorcy płatności nie zawsze będzie mógł być uznany za oryginalny dokument.

Skutek może być taki, że do płatności niewielkich kwot wystarczy kopia certyfikatu. Natomiast jeśli dostajesz certyfikaty elektronicznie, organy podatkowe mogą próbować zakwestionować oryginalność przynajmniej części z nich.

Napiszę o tym nieco więcej przy innej okazji. Podobnie jak o innych zmianach w WHT choćby tych dotyczących obowiązkowego poboru podatku u źródła przy płatnościach powyżej 2.000.000 zł.

Moje szkolenia

Ostatnio dostałem od Was kilka maili dotyczących terminów i miejsc, gdzie prowadzę szkolenia ze zmian w podatkach. Jeśli szukasz tych informacji, warto zajrzeć na stronę Wydawnictwa Prawa dla Praktyków. To z nimi współpracuję przy szkoleniach otwartych. Najbliższe szkolenie odbędzie się w Warszawie 21 marca 2019 r. Więcej informacji o zapisach znajdziesz tutaj. Porozmawiamy wtedy również o należytej staranności. Jeśli będziesz na szkoleniu, pamiętaj, aby dać mi znać, że zaglądasz na Kulturalnie o podatkach 🙂

Na zakończenie kilka słów o niezwykle ciekawej wystawie, którą ostatnio odwiedziłem. Chodzi o Rolkę sztokholmską w Zamku Królewskim w Warszawie. Rolka na ponad 15 metrach papieru na płótnie pokazuje uroczysty wjazd do Krakowa orszaku ślubnego króla Zygmunta III i arcyksiężniczki Konstancji. Unikatowe dzieło – łup Szwedów z czasów potopu, ostatecznie został przekazany Zamkowi Królewskiemu. Rolka sztokholmska nie zachowała się w całości, ale nawet w obecnym kształcie zachwyca. Niestety nieprędko można będzie ją ponownie zobaczyć.

Poniżej próbka 🙂

Rolka sztokholmska