Już od 1 września 2019 r. zacznie funkcjonować tzw. biała lista podatników. W tym dniu wejdzie w życie ustawa z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Najwyższy czas, aby przygotować się do nadchodzących zmian. Czym jest biała lista podatników? Kiedy musisz weryfikować rachunki kontrahentów? Dziś postaram się przybliżyć Ci te kwestie.

Czym jest biała lista podatników?

Biała lista podatników to elektronicznych wykaz podmiotów:

• których nie zarejestrowano jako podatników VAT lub których wykreślono z rejestru podatników VAT,
• zarejestrowanych jako podatnicy VAT.

Prowadzi ją Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dostęp do listy znajdziesz w tym miejscu (Biała Lista).

Lista ta zawiera od 1 września 2019 r. oprócz szeregu danych dotyczących podatników VAT również numery ich rachunków rozliczeniowych. Lista ma być aktualizowana w dni robocze (jeden raz dziennie). Szczegółową informację odnośnie danych znajdujących się na białej liście podatników znajdziesz tutaj.

Dlaczego nowy kształt białej listy podatników VAT jest tak istotny?

Dzięki liście możesz zweryfikować, czy masz do czynienia z zarejestrowanym podatnikiem VAT. Możesz też łatwo sprawdzić, czy Twój kontrahent podał rachunek bankowy zgłoszony do organów podatkowych.

Co jednak ważniejsze, od 1 stycznia 2020 r. zapłacenie należności powyżej 15.000 zł na rachunek niewskazany na białej liście podatników, może wiązać się dla Ciebie z przykrymi konsekwencjami.

Na szczęście nie będzie dotyczyło to każdej sytuacji.

Weryfikacja rachunków bankowych

Powstanie białej listy podatników oraz nowe przepisy powodują, że w szeregu sytuacji musisz zweryfikować, czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście. Staje się to szczególnie istotne po 1 stycznia 2020 r.

Pamiętaj, że jeśli:

• dokonujesz płatności powyżej 15.000 zł,
• na rzecz podatnika VAT czynnego,
• płatność ma miejsce po 1 stycznia 2020 r.,
• wydatek stanowi koszt uzyskania roku 2020 r. lub następnych,

– musisz sprawdzić, czy rachunek, na który płacisz, znajduje się na białej liście.

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, rachunek kontrahenta powinien być na białej liście.

Jeżeli jednak płacisz wynagrodzenie na rzecz  np. podatnika VAT zwolnionego przedmiotowo lub podmiotowo, płatność ta może być dokonana na dowolny rachunek bankowy – bez konsekwencji.

Z publicznych informacji wynika, że dostępne będą dwie metody weryfikacji. Pierwszą jest interfejs programistyczny API. Jest to oprogramowanie, przy pomocy którego możesz weryfikować rachunki kontrahentów. Ilość zapytań będzie jednak ograniczona. Druga opcją będzie wyszukiwanie „ręczne” w udostępnionym w ramach tzw. pliku tekstowego. Można spodziewać, się że już za chwilę w Twoim oprogramowaniu dostępna będzie opcja weryfikacji rachunków lub pojawią się odpowiednie aplikacje do weryfikacji rachunków bankowych.

Biała lista podatników – przelew na rachunek spoza listy

Jeżeli Twoja płatność spełnia wszystkie wskazane wyżej kryteria, musisz zweryfikować, czy rachunek bankowy Twojego kontrahenta znajduje się na białej liście.

Jeśli zapłacisz wynagrodzenie wynikające z faktury na rzecz podatnika VAT czynnego  na rachunek, który nie znajduje się na białej liście, nie możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z takiej faktury. Dotyczy to wydatków zaliczanych do kosztów po 1 stycznia 2020 r., gdy płatność następuje po 1 stycznia 2020 r. (art. 10 ustawy). Zapłata na rachunek spoza białej listy może więc być dotkliwa finansowo.

Dodatkowo, jeśli nie zapłacisz należności na rachunek z białej listy, a obowiązek zapłaty w formie przelewu wynika z odrębnych przepisów, w zakresie VAT będziesz solidarnie odpowiadać z dostawcą towarów i usług zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny za jego zaległości w VAT, w części proporcjonalnie przypadającej na Twoją dostawę.

Możesz jednak wyłączyć tę odpowiedzialność nawet jeśli zapłacisz należność na rachunek nieznajdujący się na białej liście. Stanie się tak, gdy w ciągu 3 dni od zlecenia przelewu zawiadomisz naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury o rachunku, na który dokonano zapłaty.

Zawiadomienie musi zawierać:

1. numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania podatnika dokonującego zapłaty należności;
2. dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);
3. numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;
4. wysokość należności zapłaconej przelewem na zgłaszany rachunek i dzień zlecenia przelewu.

Jak widzisz, znacznie łatwiej będzie Ci zweryfikować rachunek bankowy kontrahenta niż skutecznie i w terminie zawiadomić właściwy organ podatkowy. Pamiętaj jednak, że w gdy kontrahent nie poda Ci rachunku, który znajduje się na białej liście, możesz nie mieć wyjścia. Tylko złożenie zawiadomienia zminimalizuje Twoje ryzyka podatkowe.

Uwaga na prywatne rachunki

Szczególną uwagę musisz zwrócić na przedsiębiorców, którzy do tej pory wykorzystywali w swojej działalności prywatne rachunki bankowe. Taki zabieg pozwalał na uniknięcie otrzymywania zapłaty w formule podzielonej płatności. Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz podatnikowi VAT czynnemu kwotę ponad 15.000 zł na taki rachunek, nie unikniesz negatywnych konsekwencji. Nie zaliczysz bowiem kwoty wynagrodzenia do kosztów uzyskanie przychodu. Możesz też ponosić solidarną odpowiedzialność za kwotę VAT.

Co dalej?

Mam dla Ciebie cztery wskazówki:

1. Sprawdź, czy wszystkie Twoje rachunki zostały zgłoszone w urzędzie. Jeśli nie, zgłoś je jak najszybciej. Ułatwisz w ten sposób zadanie Twoim klientom. Wszystkie Twoje rachunki powinny wtedy znaleźć się na białej liście.
2. Zacznij wdrażać procedurę weryfikacji Twoich dostawców. Zwróć szczególną uwagę na dostawców zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, w szczególności gdy wartość transakcji przekracza ustawowe progi.
3. Sprawdź, kto może u Ciebie dokonywać płatności. Poinformuj te osoby o nowych przepisach.
4. Jeśli masz wielu kontrahentów, sprawdź czy Twoje oprogramowanie będzie miało funkcję weryfikacji kontrahentów i ich rachunków bankowych.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnych programów, które pomogą ci weryfikować kontrahentów i ich rachunku bankowe, warto sprawdzić programy NIP Inspektor i Bank Inspektor. Pierwszy z nich zajmuje się weryfikacją numerów VAT twoich kontrahentów, a drugi pozwala masowo weryfikować rachunki bankowe kontrahentów, na które chcesz dokonać przelewu. Jeśli Twój system nie gwarantuje Ci takich opcji, warto je przetestować. Jako czytelnik Kulturalnie o podatkach możesz je zakupić na specjalnych warunkach. Jeśli, wchodząc na stronę producenta po wybraniu programy wpiszesz kod: MVP100, uzyskasz 50% zniżki na abonament za czwarty kwartał 2019 r.

Pamiętaj, że masz trochę czasu zanim niezweryfikowanie kontrahenta będzie wiązało się z ryzykami podatkowymi. A jeśli potrzebujesz pomocy, po prostu napisz do mnie.

A na koniec wakacyjne wspomnienie – pająk koło Muzeum Guggenheima w Bilbao:)

Wojciech Pietrasiewicz
doradca podatkowy