Dziś bez właściwej promocji imprezy kulturalnej lub rozrywkowej bardzo często trudno jest zapełnić halę, czy trybuny stadionu. Dlatego większość organizatorów dba o odpowiednią otoczkę marketingową imprezy, korzystając często ze wsparcia wyspecjalizowanych podmiotów. Odpowiednia promocja imprezy to nie tylko i nawet nie przede wszystkim kampania billboardowa czy obecności w mediach, ale coraz częściej skuteczne kampanie w sieci i social mediach.

W tym momencie zawsze pojawia się pytanie o możliwość odliczenia VAT od tych wydatków. Zdawałoby się, że kwestia ta nie może budzić większych wątpliwości.

A jednak….

Odliczenie VAT

Wiesz dobrze, że masz prawo do odliczenia VAT naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W przypadku wydatków marketingowych musisz więc wykazać, że służą one prowadzonej przez Ciebie działalności opodatkowanej (lub szerzej dającej prawo do odliczenia). W przypadku wydatków promujących organizowane przez Ciebie imprezy musisz być w stanie wykazać, że wydatki przyczyniają się do osiągania/zwiększania obrotów z działalności opodatkowanej VAT, jaką jest sprzedaż usług wstępu na imprezy kulturalne i rozrywkowe lub osiąganie dodatkowych obrotów związanych z organizacją imprez takich jak np. ze sponsoringu.

Musisz pamiętać, że pewne grupy wydatków czasem związanych z działaniami marketingowymi nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego. Dotyczy to np. usług  noclegowych i gastronomicznych.

Dodatkowe warunki

Musisz jednak pamiętać, że oprócz tych ogólnych zasad, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków marketingowych musisz jeszcze spełnić jeden bardzo ważny warunek. Musisz mieć dowody potwierdzające, że usługi te faktycznie wykonano na Twoją rzecz.

Dlaczego to takie ważne?

Ponieważ organy podatkowe często kwestionują odliczalność VAT od usług marketingowych. A najczęściej próbują wykazać, że usługi te nie były faktycznie wykonane.

Myślisz, że Ciebie to nie dotyczy? To posłuchaj….

Jeden z moich klientów prowadził szereg inicjatyw promujących swoją działalność głównie poprzez organizację spotkań/szkoleń z przedstawicielami kluczowych klientów. Ponosił w związku z tym szereg wydatków związanych z organizacją takich spotkań nabywając usługę caterignową, płacąc wykładowcom, przygotowując pakiety marketingowe. Była to działalność na tyle rutynowa, że nikt w firmie nie dbał o dokumenty potwierdzające wykonanie usług. W momencie wszczęcia kontroli podatkowej mieliśmy tylko umowy i faktury. Odtworzenie dokumentacji sprzed czterech lat wymagało mrówczej pracy i zaangażowania wielu członków zespołu. Część z nich już nie pracowała w firmie, więc zebranie dowodów nabywania usług marketingowych było dodatkowo utrudnione. Sprawa ostatecznie i tak skończyła się w sądzie – organ nie przyjął części dokumentów zebranych na dalszym etapie postępowania.

Trzy zasady

Takich kłopotów możesz łatwo uniknąć. Wystarczy pamiętać o trzech prostych zasadach:

1. Pamiętaj, to Ty musisz wykazać wykonanie usług. Możesz korzystać ze wsparcia firm świadczących dla Ciebie usługi, ale to od Ciebie organ podatkowy zażąda dowodów wykonania usług marketingowych. Musisz też wykazać ich związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną.
2. Nasza pamięć jest zawodna. Postaraj się zbierać dowody potwierdzające wykonanie usług marketingowych i pokazujące ich związek z organizowanymi imprezami. Unikniesz nerwowego odtwarzania dokumentacji.
3. Opracuj wewnętrzne procedury tak, aby osoby odpowiedzialne za daną imprezę były również odpowiedzialne do przekazania dokumentacji potwierdzającej wykonanie usług marketingowych do działu księgowego. Mogą być to przykładowo raporty zewnętrznych firm marketingowych, dokumentacja zdjęciowa, raporty za kampanii internetowych.

A poniżej Zamek w Reszlu, w którym, oprócz zwiedzania, możesz spędzić noc w zamkowych komnatach.

Wojciech Pietrasiewicz
doradca podatkowy