20 października 2020 r. na stronie Ministerstwa Finansów ukazały się objaśnienia podatkowe wskazujące, że paragon z NIP jest fakturą uproszczoną. Zastosowanie do tez objaśnień daje podatnikowi ochronę określoną przepisami Ordynacji podatkowej. Zatem, choć tezy Ministra Finansów budzą szereg wątpliwości, warto zapoznać się z nimi. Skoro bowiem zdaniem Ministra Finansów paragon z NIP jest fakturą uproszczoną, takiego podejścia możesz również oczekiwać od organów podatkowych.

Treść objaśnień podatkowych z 16 października 2020 r. (dalej: Objaśnienia) znajdziesz tutaj.

Paragon z NIP jest fakturą uproszczoną

Podstawowa teza Ministra Finansów z Objaśnień sprowadza się do tego, że paragon z NIP jest fakturą uproszczoną dla potrzeb VAT. Dotyczy to jednak tylko paragonów na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro), które wystawiasz na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W świetle Objaśnień w takiej sytuacji masz prawo udokumentować transakcję paragonem fiskalnym z NIP nabywcy. Zdaniem Ministra jest on fakturą uproszczoną. Jednocześnie z Objaśnień wynika, że nie musisz transakcji z przedsiębiorcami dokumentować paragonem z NIP. Możesz od razu wystawić „standardową fakturę”.

Objaśnienia wskazują, że paragon fiskalny z NIP wystawiony podatnikowi VAT daje nabywcy prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Jednocześnie Minister Finansów nie odniósł się w żaden sposób do trudności praktycznych związanych z przechowaniem takiego paragonu. Pamiętaj, że dokumenty stanowiące podstawę do odliczenia podatku musisz przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązana podatkowego z dany okres. W przypadku wydruku z kasy fiskalnej nie będzie  to łatwe.

Paragon z NIP bez dodatkowej faktury

Minister Finansów uznał, że:

„W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).”

Tym samym, Minister zaprzeczył poglądom wyrażanym w niektórych interpretacjach indywidualnych. Dopuszczały one możliwość wystawienia „standardowej” faktury do paragonu z NIP, o ile nabywca zwrócił paragon. Takie stanowisko wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z z 28 maja 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK. Pamiętaj, że w świetle Objaśnień takie podejście może  być obecnie zakwestionowane.

Co więcej, według Objaśnień, jeśli Twój nabywca – podatnik VAT, przed transakcją (do 450 zł) wskaże, iż nie życzy sobie paragonu z NIP, ale standardową fakturę, należy ją wystawić zamiast paragonu z NIP.

Minister podkreślił, że ujmowanie transakcji z podatnikami VAT jest dopuszczalne, ale jest wyjątkiem do zasady dokumentowania paragonem obrotu z konsumentami.

Który numer paragonu jest nr faktury

W Objaśnieniach znajdziesz też informacje, który numer na paragonie stanowi numer faktury uproszczonej. Uznano w nich, że numeracja paragonów fiskalnych spełnia kryteria numerowania w jednej lub więcej serii. Teza ta, jak i inne z Objaśnień mogą budzić wątpliwości.

Minister uznał jednak że:

„W przypadku paragonów fiskalnych, to numer paragonu fiskalnego jest numerem, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon z NIP do kwoty 450 zł jako fakturę uproszczoną. Numer paragonu fiskalnego jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.”

Możliwa korekta

Objaśnienia dopuszczają możliwość korekty paragonu z NIP, który jest fakturą uproszczoną. Dotyczy to niezamierzonych błędów w numerze NIP. Są to oczywiste omyłki takie jak brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłkę w jednej cyfrze.  Omyłka ta nie nie może być jednak uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym, czy zmianą widniejącego na paragonie numeru NIP na numer NIP innego podatnika.

Minister określił również metodologię korekt.

„Faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego numer NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym numerem NIP i następnie do tej faktury może być wystawiona przez nabywcę nota korygującą z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

W przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego numer NIP nabywcy
z błędem, może być wystawiona przez nabywcę nota korygująca z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.”

Jednocześnie, na fakturze korygującej do faktury uproszczonej musisz umieścić numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.

Paragon z NIP jest fakturą uproszczoną – JPK

We wpisie Nowy JPK VAT (GTU) od 1 października przedstawiłem podstawowe kwestie dotyczące nowego JPK w działalności kulturalnej. W objaśnieniach Minister Finansów umieścił dodatkowe wyjaśnienia odnośnie ewidencjonowania paragonów w nowym JPK.

Do końca roku paragony fiskalne, które są faktura uproszczoną, ewidencjonujesz zbiorczo. Zrobisz to w ramach swojego raportu miesięcznego z kasy rejestrującej.

Natomiast od 1 stycznia 2021 r. wszystkie paragony z NIP będące fakturą uproszczoną musisz ewidencjonować odrębnie.

Co dalej?

Jeśli możesz, unikaj wystawiania paragonów fiskalnych z NIP do transakcji z podatnikami VAT.  Możesz od razu wystawić „standardową” fakturę. Instytucje, którym pomagałem wdrożyć procedury dokumentowania sprzedaży, chwalą sobie tę praktykę. Zazwyczaj kilka prostych zabiegów umożliwia rozdzielenie wystawiania paragonów i faktur.

Z kolei, jeśli wdrożysz procedury zgodne z Objaśnieniami, Twoja instytucja nie powinna ponosić negatywnych konsekwencji zastosowania się do treści Objaśnień.

A co w sytuacji gdy Twoja praktyka była inna? Przygotuj się na obronę swojego postępowania w razie ewentualnej kontroli. Tezy Ministra Finansów z objaśnień budzą wątpliwości. Niewykluczone, że Twoje argumenty spotkają się z akceptacją organów podatkowych, a jeśli nie – sądów administracyjnych.

Ruiny zamku w Janowcu

Wojciech Pietrasiewicz
doradca podatkowy